Vrste i efikasnost timskog rada

Timovi su danas nositelji promjena i na njima se zasniva radna filozofija, te su ujedno i

najrašireniji oblik izvođenja složenih profesionalnih zadataka za čije ostvarenje su potrebna
bilo znanja iz istih ili različitih profesionalnih područja. Temeljna razlika između tima i
pojedinca je više nego očita. Tim može podnijeti veći zadatak, može odraditi veći
profesionalni napor, ima veća znanja i iskustva od jednog njegovog člana, te temeljem svega
iznijetog možemo reći da može brže i kvalitetnije izvršiti složeni zadatak,a implementacija
Sustava upravljanja kvalitetom je upravo jedan takav važan projekt.
Timovi se mogu formirati na različitim nivoima i u različitim dijelovima organizacije

Najčešće postoje slijedeće vrste timova:

 

Menadžment timovi – to su upravljački timovi. U njih spadaju viši i srednji menadžment.

Osnovni zadatak ovih timova je rješavanje organizacijskih problema i projektiranje strategije i
filozofije rasta i razvoja poduzeća.
 

Projektni timovi- su specifičnog karaktera i privremenog trajanja. Formiraju se na osnovu

određenog projekta koji se treba realizirati u točno utvrđenom vremenu. Za realizaciju
određenog projekta potrebni su ključni ljudi iz više funkcija: financija, marketinga,
proizvodnje, ljudskih resursa i sl.
 

Krugovi kvalitete- predstavljaju grupe radnika koji se više puta mjesečno sastaju i

raspravljaju kako i na koji način poboljšati kvalitetu proizvoda i usluga. Krugove kvalitete
možemo definirati kao grupe radnika ( 3-15) koji se, radeći slične poslove, sastaju
dobrovoljno i regularno, u normalnom radnom vremenu, pod vodstvom njihova nadzornika (
supervizora), da bi identificirali, analizirali i rješavali probleme vezane uz njihov posao.

Radni timovi- se formiraju po potrebi. U njih ulaze stručnjaci iz različitih oblasti i

različitih dijelova organizacije. Njihov zadatak je rješavanje određenog problema u
organizaciji.

Virtualni timovi- su specifični timovi koji koriste kompjutersku tehnologiju za

povezivanje fizički razdvojenih članova radi postizanje zajedničkog cilja.
Važnost timskog rada danas sve je očiglednija.

 

Članovi u timu se bolje poznaju i prisniji su, nego oni u skupinama, otvoreniji su jedni prema

drugima, konflikt im nije nužno loša stvar, nego dapače, konflikt je način komunikacije gdje

se samo suprotstavljaju suprotna stajališta i nema gubitnika ni pobjednika. Način razmišljanja

je takav da je u tom slučaju tim pobjednik, dok se u običnoj skupini konflikt doživljava kao

sukob i nešto negativno i u takvim okolnostima članovi se međusobno bore samo da ne budu

na gubitničkoj strani, bore se za svoja stajališta i za vlastitu pobjedu.

U poslovnom rječniku efikasnost je stupanj povezanosti između stvarnog i željenog

rezultata.Tijekom godina različiti autori su pokušavali definirati, odnosno odrediti efikasnost
timskog rada. Međutim, nema jedinstvene mjere kojom bi se utvrdila efikasnost timskog
rada.Cilj svakog sastavljanja tima je njegova uspješnost u postavljenom zadatku, a što se tiče
uspješnosti i neuspješnosti tima, tim se smatra neuspješnim kada je njegovo postignuće manje
od zbroja znanja, vještina i sposobnosti pojedinih članova. Kod prosječno uspješnih timova
postignuće odgovara zbroja znanja i drugih kompetencija pojedinih članova tima, a kod
uspješnih timova postignuća nadilaze zbroj pojedinačnih znanja i kompetencija. Može se reći
da uspješni timovi daju više nego što bi dao svaki pojedinac, ali što je važnije, daju više nego
što iznosi prosti zbroj pojedinačnih postignuća, potencijala i kompetencija.

Tim mora imati svoga voditelja ( moderatora).Voditelj tima se najčešće definira kao

"osoba koja utječe na ostale članove grupe, odnosno kao osoba koja pokreće u socijalnim
situacijama, planira i organizira akciju i tako postupajući izaziva suradnju ostalih. Stavlja se
na čelo grupe, djeluje inspirirajuće i pomaže članovima grupe u ostvarenju ciljeva,
aktivirajući maksimalno njihove sposobnosti. Vođa je usmjeren prema budućnosti – oblikuje
viziju te usmjerava članove grupe njezinu ostvarenju".
Gledajući vođu kao pojedinca i njegovu ulogu u timu, pregršt je osobina i odlika koje
pravi vođa mora imati. On bi morao biti: strateg, izvršitelj, koordinator, nadzornik, evaluator,
rješavač problema, ekspert, vizionar, interpretator, moralni autoritet, reprezentant, trener,
arbitar, učitelj, psiholog, pregovarač i još puno toga. Vidljiva je kompleksnost i uloga pravoga
vođe.

Što se tiče motiviranja tima kao cjeline, timu je potrebno omogućiti zadovoljavajući

gospodarski i životni standard, osigurati profesionalnu budućnost, stvoriti ugodno socijalno
okruženje u timu, poticati osobno zadovoljstvo, ugled i razvitak tima kao i svih njihovih
članova.Za motivaciju tima je potrebno dati članovima dobre uvjete za rad, objasniti im misiju
i viziju poduzeća, dati timu cilj, zapamtiti svakog pojedinog člana tima te ga upoznati kao
pojedinca zajedno sa njegovim samopouzdanjem, sposobnostima, vrijednostima i
očekivanjima, jer sve to igra važnu ulogu u sposobnosti da članovi tima postanu motivirani.
Voditelj treba i promovirati identitet tima, dijeliti uspjeh, paziti da tim bude pozitivan te biti
motivirajući vođa.
Istraživanja su pokazala da su najefikasniji timovi od 5-7 članova, jer se povećanjem
broja članova smanjuje mogućnost interakcije i međusobnog utjecaja.

Trening i obuka kao pokretač tima

Prošla su vremena menadžera koji su trošili svoje dragocjeno vrijeme isključivo za planiranje, organiziranje i kontroliranje. Novi menadžeri su spremni investirati svoje vrijeme u trening vlastitog osoblja, a posebno članova tima, u smislu izgradnje zdravih i pozitivnih odnosa.

U tradicionalnim organizacijama profesionalni konzultanti - ljudi sa vještinama potrebnim za trening i obuku odgovorni su za trening osoblja. Ipak, puno kvalitetniji učitelji su menadžeri. Njihova praktičana iskustva i sposobnosti, poznavanje vlastite organizacije, mreža kontakata i poslovnih veza, osobno poznavanje svog osoblja čine ih puno kvalificiranijim od profesionalaca za ljudske resurse.

Do sada se nije smatralo da trening i obuka predstavlja privilegiju. Ukoliko se obaveze nisu obavljale na adekvatan način, kazna bi uslijedila “dopunskom nastavom”.

Trening osoblja kombiniran sa odgovarajućim promjenama u stavovima, povećava samopoštovanje osoblja tvrtke, povećava njihovu pripadnost organizaciji i poboljšava njihove sposobnosti. Isto tako osigurava međusobnu podjelu znanja i iskustva, pomaže ujednačenosti stručnog nivoa i postizavanju visoke razine organizacijske kulture.

Treniranje za poboljšavanje performansi ima 9 komponenata i predstavlja proces koji se odvija korak po korak:
1. Oslobađanje od straha - oslobodite prostor za kreativnost, čak i po cijenu greške;
2. Komunikacija - ohrabrite dvosmjernu komunikaciju - na istom nivou i istim jezikom;
3. Interakcija - osigurajte direktne osobne kontakte (iako imate e-mail u tvrtki);
4. Prihvaćanje - odnosi moraju biti i neformalni - upoznajte članove tima kao ljudska bića;
5. Uključenost osoblja - spremnost na slušanje i uvažavanje onoga što članovi tima žele kazati;
6. Povjerenje - bazira se na obostranom poštovanju;
7. Iskrenost - sve što se kaže mora biti istina - ma kakva ona bila;
8. Samopoštovanje - što više poštujete sebe i druge, to će oni više poštovati sebe i vas;
9. Osobni i profesionalni razvoj - slijedeća faza nakon uspostavljenog odnosa samopoštovanja.

Principi treninga:
• Prezentirati informacije samo ako imaju konkretnu primjenu;
• Prezentirati informacije koje omogućavaju nadmoć;
• Svaki put prezentirati samo jednu ideju ili koncept ;
• Koristiti povratnu vezu i tražiti razumijevanje od osoblja;
• Unaprijeđivati sve što je jednom naučeno.

Glavni smisao treninga je pomoći članovima tima da razumiju alternativu i donosi kvalitetne odluke vezane za njihov posao. Onda kada je to jasno članovima, tada i tvrtka ima nesumljive koristi od toga.

Motiviranje obuke i treninga:
• Uspostaviti okruženje koje cijeni nova znanja i vještine;
• Planirati vrijeme za trening osoblja;
• Osigurati “just in time” trening;
• Koncentirati pažnju na trening za temeljne poslovne procese;
• Razvijati prednosti i snagu osoblja;
• Osigurati grupno učenje.

Vođa tima i njegova uloga

Vođa tima nije definiran ni dekretom ni odlukom. On je najčešće neformalno prepoznat od članova tima kao najbolji i najpouzdaniji od njih - lider. Da bi se postiglo ispravno funkcioniranje tima, vođa bi tima trebao inspirirati članove tima na kreativnost i inovacije. On bi morao znati uravnotežiti stupanj kontrole i samostalnosti svakog člana tima da bi tim funkcionirao optimalno. Neophodno je da su takve vođe i sami aktivni, energični i predani zadatku kojeg izvršavaju. Inspiriranje tima ni u kom se slučaju ne postiže agresivnošću i bukom.

Često timovi radeći na svakodnevnim konkretnim zadacima gube viziju i smisao vlastitog postojanja. Jedan od osnovnih zadataka vođe je dati članovima tima širu perspektivu tima koja će osigurati vlastiti doprinos svakog pojedinca u dostizavanju viših ciljeva organizacije, a ne samo pojedinačnih zadataka.

Glavni zadatak vođe tima je dati jasne i realne ciljeve timu. Timovi često griješe jer članovi tima:
• ne vjeruju u ispravnost ciljeva;
• ne razumiju što se očekuje kao krajnji rezultat;
• ne vjeruju da je krajnji rezultat dostižan .

Česte su pogreške postavljanje dugoročnih, širokih superciljeva. Ista je pogreška i definiranja prevelikog broja ciljeva. Uspješni timovi postavljaju ciljeve za duži rok, ali žive i djeluju u sadašnjosti. Ambiciozni superciljevi bi se morali razbiti u kratkoročne i to ne duže od 6 mjeseci. Srednjoročni bi trebali pokrivati periode od 1 - 3 mjeseca, a kratkoročni ne duže od 1 mjeseca. Radeći sa kraćim periodima, tim kontinuirano može dobivati svježe ciljeve, što će ih držati budnim i motiviranim. Kratkoročni ciljevi također dozvoljavaju uvažavanje promjena: tehnologije, znanja, ...

U pre-timskoj eri uloge u organizaciji bili su jasno definirane - ljudi su postavljeni u organizacijske funkcionalno orijentirane "kućice". Danas, tim se bazira na višefunkcionalnoj interakciji, a ne na pojedinačnim zadacima. Od svakog se pojedinca u timu očekuje komunikacija, koordinacija i kooperacija sa ostalim članovima tima u cilju postizavanja zajedničkog cilja. U okviru tima postoji puno više slobode. Centralno pitanje nije definiranje pojedinih zadataka, već opsega odgovornosti.

Prilikom delegiranja zadataka potrebno je poznavati:
• cilj zadatka;
• precizan rezultat zadane aktivnosti;
• standarde kojih se treba pridržavati (i to jasno obrazložiti);
• stupanj slobode i nivo ovlaštenja;
• raspoložive resurse;
• etape i rokove.

Vođe trebaju imati vještinu poklanjanja pažnje (raspoloživost, razumijevanje i povjerenje), vještinu praćenja (slušanje, postavljanje pravih pitanja), vještinu prepoznavanja sadržaja (interpertacija i sumiranje osjećaja i razmišljanja).

Ako netko napravi nešto dobro, neka to svi znaju. Ako je loše, dajte primjedbu, ali sa pozitivnim naglaskom:
• korigirajte članove tima onda ako će to unaprijediti buduće performance;
• korigirajte njihove greške odmah;
• dajte negativnu povratnu vezu privatno;
• usmjerite se na rješenje, ne na problem;
• završite razgovor u pozitivnom tonu;
• prepoznajte napredak kada se dogodi.

Recite: “Na osnovu vašeg znanja i iskustva, pronađite najbolji način kako da riješite ovaj konkretni zadatak”. Da bi bili jasniji prilikom definiranja ciljeva, morate timu zadati realne granice zadatka, očekivane rezultate, vremenski okvir, ovlaštenja i odgovornosti i razlog (kupca).

Vođenje tima je dijametralno suprotno vojnom načinu zapovjedanja. Vođa tima nikada ne zapovjeda svojim kolegama da “odmarširaju” na točku X. On će to napraviti sofisticiranije: prvo će im reći zašto treba otići na točku X, a onda će im predložiti da pronađu najbolji način da dođu do nje. Ljudi znaju smisao i sami su odgovorni za izvršenje zadatka.

Karakteristike pravog tima

• Mali broj članova -timovi ne mogu biti veliki, jer u protivnom članovi tima neće moći dobro upoznati snagu i slabosti svakog pojedinca, a što je preduvjet dobrog funkcioniranja tima.

• Zajednička odgovornost i zajednički rezultat - timovi ne trebaju gazdu koji daje zapovjedi; umjesto toga članovi tima zajednički donose odluke koje su rezultat svih - a to je u pravilu uvijek bolje nego odluka i najboljeg pojedinca. Iz toga proizlazi interes za ujednačenom razinom znanja svakog pojedinca.

• Odgovarajuće vještine - timovi moraju imati odgovarajući kvantum znanja i vještina neophodnih za kvalitetno obavljanje posla. Različiti timovi imaju različite vještine. Osim specijalističkih, stručnih, svaki od njih mora biti sposoban za analiziranje i rješavanje problema, donošenje pravih odluka i dobro komuniciranje. Učenje i osobni razvoj je temelj kvalitetnog tima.

• Svrha postojanja tima - menadžment treba definirati granice i opseg autoriteta tima, ali biti spreman ih i korigirati ako je to potrebno. Najbolji timovi su investirali znatno vrijeme u razumijevanje, podešavanje i prihvaćanje smisla svoga postojanja i načina funkcioniranja, da bi tek onda počeli davati značajne i velike rezultate.

• Jasno definirani ciljevi - ciljevi su povezani sa smislom postojanja tima. Jasni ciljevi pomažu timu da fokusira svoje snage na njih. Jasni ciljevi omogućuju članovima da vide napredak i prepoznaju rezultate svoga rada.

• Opći pristup - članovi tima se moraju složiti oko općih pitanja - tko što radi, kako se koordinira aktivnostima, kako se postavljaju planovi, kakav je trening potreban, koja se metodologija primjenjuje, i sl.

Pravi timovi postižu iznimne rezultate kada imaju zahtjevne ciljeve. Što je veći problem, veći je izazov i potreba članova za dijeljenjem međusobnog znanja i sposobnosti.

Pojam tima

Timovi su bili poznati i priznati ranije, prvenstveno u sportu. Ipak, tek nedavno se moć timskog rada prepoznala i počela primjenjivati u poslovanju tvrtki. Članovi tima ne djeluju individualno van tima - individualni uspjeh je moguć samo kao uspjeh tima. Pobjeda ili poraz sportskog tima istovremeno je pobjeda ili poraz svakog pojedinog člana tima. Nepažnja ili neznanje jednog člana dovodi u pitanje uspjeh čitavog tima. Svi u timu zainteresirani su za visoke performance svakog ponaosob, do te mjere da su spremni osobno sudjelovati u podizanju nivoa znanja i sposobnosti drugih članova.

Riječ tim se često poistovjećuje s bilo kakvom grupom ljudi. Ipak, to nije točno; tim je mala, tijesno povezana grupa ljudi usmjerena na postizavanje jasno određenih ciljeva u kojoj su svi članovi tima odlučni da ih postignu zajedno.

Postoji bitna razlika između timova i radnih grupa. Oni mogu biti iste veličine i sa istim zadatkom, ali njihov načina rada i funkcioniranja nije isti. Osnovna razlika je u načinu funkcioniranja. Timovi imaju visok stupanj samostalnosti, dok u radnoj grupi postoji odgovorna osoba za funkcioniranje grupe - menadžer. Odgovornost u timovima je kolektivna, članovi radne grupe imaju individualnu odgovornost.

Uz pomoć današnje tehnologije, timovi mogu biti prostorno disperzirani. Članovi mogu biti u neprekidnoj vezi uz pomoć mrežnih sustava (WAN, Internet) ili groupware softvera.

Business Process Reengineering - poslovna filozofija koja poslovne procese stavlja u prvi plan, promijenila je način formiranja timova i njihovu strukturu. Današnji su timovi višefunkcionalni, a njihov se autoritet i djelovanje ne zadržava se u domeni samo jedne poslovne funkcije. Stručnjaci iz različitih poslovnih područja rade zajedno u timu i na taj način produciraju bolji rezultat, manje troškove i uvijek zadovoljnijeg kupca.

Postoje dvije vrste timova - privremeni i trajni timovi. Zbog dinamički internih i eksternih promjena, privremeni timovi nemaju čvrstu i stabilnu strukturu. Smisao njihovog postojanja završava realizacijom postavljenog cilja. U tom je segmentu pojam timova povezan sa pojmom projektne organizacije. Trajni pak timovi funkcioniraju sa jasnim ciljem neprekidnog unaprijeđivanja temeljnih procesa (value stream).

Utjecaj informatičke tehnologije na timove

Brzi razvoj znanosti i tehnologije utječe jednako intenzivno na timove kao i na sve pore života i poslovanja. Brza, pouzdana i kvalitetna informatička i komunikacijska tehnologija osigurava radikalna unapređenja performanci onih timova koji su ih sposobni shvatiti i primijeniti. Prednosti koje donosi ovakva tehnologija su:
• Razbijaju se funkcionalne organizacijske barijere - razmjena informacije između članova različitih poslovnih funkcija i odjela je brža i jeftinija;
• Razbijaju se prostorne organizacijske barijere - u timu ravnopravno mogu raditi članovi dislociranih poslovnih jedinica;
• Suradnja, komunikacija i koordinacija aktivnosti podižu se na znatno viši nivo;
• Tim raspolaže svim potrebnim informacijama za samostalno i pravodobno odlučivanje.

U posljednje vrijeme sve veću važnost ima nova kategorija softvera - softver suradnje (groupware). Takvi su softveri prirodno orijentirani timskom radu i poslovnim pocesima. U pravilu integriraju multimedijalnu bazu podataka, automatizaciju tijeka poslovnih podataka (workflow), elektroničku poštu (e-mail), elektroničke sastanke, forume (conferencing) i planiranje vremena (scheduling). Automatizacija tijeka poslovnih aktivnosti (workflow) zaslužuje posebnu pažnju jer podiže razinu usklađenosti aktivnosti unutar poslovnog procesa, a što se direktno manifestira na djelotvornost poslovanja. Ogromna je konkurentska prednost kada je moguć trenutan uvid u status procesa, kada su predvidiva kašnjenja i zastoji, te mjerljive performance ne samo svakog procesa i pojedinca u timu nego i svake njegove aktivnosti.

Timski rad

Uvođenje timskog rada u poduzeća jedan je od najznačajnijih obilježja uspostavljanja i
poboljšavanja kvalitete sa kraja 20. stoljeća. Transformacija sa individualnog na timski rad
usmjerava zaposlenike da surađuju jedni s drugima, dijele informacije, suočavaju se s
razlikama i podrede osobne interese za veće dobro tima i korist poduzeća. Klasična definicija
timskog rada kaže:" Timski rad je zajednički rad grupe ljudi različitog obrazovanja na
rješavanju istog problema ( zadatka), na istom mjestu i u isto vrijeme".

Do sada je management bio mozak organizacije, a osoblje njezini mišići. Sada to više nije tako. Timovi nisu ni dijelovi stroja koji treba sastaviti i uključiti. Ljudska karakteristika tima uvjetuje probleme kao što su osobni konflikti članova tima, konfuzni ciljevi, nedefinirane uloge i odgovornosti, nepravilno vodstvo i mnoge druge. Razumijevanje timova kao grupe pojedinaca koji rade skupa na zajedničkom zadatku preduvjet je pravilnom pristupu timu i timskom radu.

Timovi su bili poznati i priznati ranije, prvenstveno u sportu. Ipak, tek nedavno se moć timskog rada prepoznala i počela primjenjivati u poslovanju tvrtki. Članovi tima ne djeluju individualno van tima - individualni uspjeh je moguć samo kao uspjeh tima. Pobjeda ili poraz sportskog tima istovremeno je pobjeda ili poraz svakog pojedinog člana tima.

Nepažnja ili neznanje jednog člana dovodi u pitanje uspjeh čitavog tima. Svi u timu zainteresirani su za visoke performance svakog ponaosob, do te mjere da su spremni osobno sudjelovati u podizanju nivoa znanja i sposobnosti drugih članova.

„Tim je mala, tijesno povezana grupa ljudi usmjerena na postizavanje jasno određenih ciljeva u kojoj su svi članovi tima odlučni da ih postignu zajedno.“